My Google+ -7D0716B8F9F40BC2098AF84118A8FEA7תוכנית עסקית | יעוץ עיסקי - תוכנית עבודה - המרכז לתכנון עיסקי
 
המרכז לתכנון עסקי
בניית תוכנית עסקית, ליווי יזמים
סיוע בהקמת הסטארט אפ שלך
 
                         
        
 Business Development Center   

תוכנית עבודה

Back
דף הבית >> איך נעזרים בנו >> תוכנית עבודה

הכנת תוכנית עבודה

 















מדוע להכין תוכנית עבודה?

תוכנית עבודה אמורה להיות חלק בלתי נפרד מתהליך ניהול החברה. לצערנו ישנן חברות רבות אשר אינן עובדות על פי תוכנית עבודה מסודרת, מוכנה מראש ומתעדכנת.

תוכנית עבודה נכתבת בדרך כלל לאחר שלחברה יש תוכנית עסקית או שלפחות הוגדרו מטרות אסטרטגיות ויודעים להיכן רוצים להגיע בתקופה הקרובה ואף מספר שנים קדימה.

לפני תחילת הכנת תוכנית העבודה כדאי מאוד שהיזמים או אנשי המפתח בחברה שעומדים להוביל את הכנת תוכנית העבודה ילמדו היטב ויבינו באופן מוחלט את התוכנית העסקית העדכנית של החברה שכן תוכנית העבודה מבוססת באופן מוחלט על התוכנית העסקית.

בהכנת תוכנית עבודה אנו משתפים את כל הדרגים בחברה. תהליך שיתוף העובדים תורם למחויבות שלהם ומאפשר ליישם את התוכנית אחר כך באופן מיטבי. תוכנית העבודה מתבססת על תוכנית עסקית שהוכנה בקפידה קודם לכן.

התוכנית נותנת מענה לבעיות הניהול השונות, מאפשרת להנהלת החברה לעסוק במקביל גם בשוטף וגם בהסתכלות ובנייה קדימה ללא שטובעים בבעיות היום יום. לתוכנית עבודה מספר רב של יתרונות שאנו נמנה כאן רק את עיקרן: 

  • יכולת השגת יעדים (קצרי טווח וארוכי טווח) מוגדרת והובלת החברה לאן שרוצים להגיע ולא לאן שיוצא במקרה כשעובדים ללא תוכנית.
  • יכולת תחקור והפקת לקחים המתבססת על עובדות ועל בחינת תכנון לעומת ביצוע ולא על תחושות בלבד.
  • יכולת לדעת בכל רגע נתון היכן אתה נמצא ביחס למטרות שאתה מעוניין להשיג על פי התוכנית העסקית ומה עדיין חסר כדי להשיג את אותן מטרות.
  • יכולת לבצע שינוי מתוכנן ומבוקר בתוכנית העסקית או ביעדים האסטרטגיים שהחברה מעוניינת להגיע אליהם.
  • יכולת הערכה אמיתית המבוססת על עובדות והישגים או אי השגת יעדים של העובדים בחברה.
  • הבנת תהליכי שבר המתקרבים הרבה לפני שיש סימנים ברורים על כך וזיהוי תהליכים שאינם תקינים בתחילת ההתרחשות. מצב זה מאפשר תיקון תהליכים כאלו בעלויות נמוכות בהרבה מאשר בשלב מתקדם של התהליך.  

תוכנית העבודה מורכבת ממספר נדבכים:

א.  החזון: הנקודה האסטרטגית הרחוקה אליה שואפים להגיע ורצוי שזו תהיה נקודה ריאלית אבל נקודה שקשה מאוד להגיע אליה.

ב.  מטרות אסטרטגיות אותן מעוניינת החברה להשיג והן לקוחות מהתכנית האסטרטגית של החברה ונגזרות מהחזון.

ג.   כל מטרה אסטרטגית פורטים ליעדים שיש להשיגם על מנת שהמטרה האסטרטגית תושג.

ד.  בכדי להשיג את היעדים נדרשת תוכנית עבודה המפרקת כל יעד למטלות שיש לבצע בכדי שהיעד יושג. לכל מטלה מוגדר המבצע, למי הוא מדווח על גמר הביצוע, תאריך גמר ביצוע, עלות נדרשת ומהיכן יגיע התקצוב לביצוע המטלה.

ה. תוכנית העבודה תיכתב על גבי גיליון Excel  כדי שיהיה ניתן להציג את המטלות הסופיות בחתכים שונים כמו למשל (מטלות שבאחריות סמנכ"ל השיווק, מטלות לביצוע בחודש מסויים וכו...). 

לאחר הכנת התוכנית מפרקים אותה למספר חתכים: 

א. מחברים את כל המטלות לביצוע של כל היעדים בחתך חודשי כך שלמנכ"ל ולהנהלת החברה יהיה מעקב חודשי שלם על ביצוע התקדמות תוכנית העבודה.

ב. לכל סמנכ"ל מחברים את כל המטלות שהעובדים אשר אמורים לבצע אותן כפופים אליו בחתך חודשי כך שלכל מנהל בחברה תהיה היכולת לנהל ולעקוב אחר ביצוע התוכנית בתחום אותו הוא מנהל ועליו הוא אחראי.

ג.  כל עובד מקבל את תוכנית העבודה האישית שלו בחתך חודשי וכך יוכל לתכנן ולבצע את תוכנית העבודה בסיוע מנהליו. 

במהלך הכנת התוכנית רצוי לשתף את העובדים (ולא רק הבכירים שבהם) כדי שכשיקבלו אותה לביצוע תהיה להם תחושת שייכות ורצון להצליח בתוכנית ששייכת גם להם ולא רק להנהלת החברה. 

לאחר אישור התוכנית והפצתה בין עובדי החברה, כל עובד צריך לבנות את תוכנית העבודה שלו לתוך לוח הזמנים שלו בשיתוף עם מנהלו. 

מעקב על ביצוע תוכנית העבודה צריך להתקיים אחת לחודש בכל דרגי הביצוע כך שבכל חודש החברה תוכל לדעת מה קורה עם התוכנית, ובמידה ויש צורך לעדכן אותה בגלל שינויים חיצוניים או בגלל בעיות בביצוע התוכנית העדכון לא יהיה מסובך ויוכל גם להתבצע במהירות וביעילות. 

הערות לדוגמת תוכנית העבודה המופיעה בהמשך

חשוב להבין כי הדוגמא המופיעה כאן הינה בדיונית ולכן אין חשיבות כל כך לתוכן אלא יותר לתהליך ולשיטת ההכנה של התוכנית.

כמובן שבדוגמא נכתב פירוט רק עבור מטרה אסטרטגית אחת ובפועל יש צורך לבצע את התהליך עבור כל המטרות.

בטבלת המטלות הנגזרת לכל עובד בנפרד, יכתבו המטלות על פי תאריך הסיום שלהם ללא קשר למטרה אליה הן קשורות וכך בכל חודש כל אחד ידע על אילו מטלות הוא אחראי אילו מטלות אחראים הכפופים אליו בחודש החדש ויוכל לתחקר באופן מדויק מה היה בחודש שעבר ומה צריך לשנות או לשפר או לתקן כדי שהחברה תמשיך להתקדם בהתאם לתוכנית. 

דוגמא לקטע מתוכנית עבודה:

החזון

חברת TCDS תהיה החברה המובילה בתחום הארכיטקטורה בישראל ותהיה  ומחויבת לפתרונות  ייחודיים חדשניים וממוקדים. 

מטרות אסטרטגיות 

  1. 5 לקוחות גדולים על בסיס ריטיינר/מחירון קבוע מראש.
  2. החברה תהיה בחמישייה המובילה בקטגורית אדריכלות בארץ.
  3. זכייה בפרס עיצוב חשוב.
  4. החברה תהיה לאחר ביצוע של 3 עבודות גדולות  - עבודות בהיקף של M 20 $ ומעלה.
  5. לחברה יהיו 3 לקוחות עוברים ושבים בחודש עם אופציה להרחבת קשרי העבודה איתם.
  6. מחזור חודשי של M 1,000,000 $
  7. רווח נקי חודשי לפני מס של 300,000 $

הגדרת יעדים 

מטרה אסטרטגית 1 - 5 לקוחות גדולים על בסיס ריטיינר/מחירון קבוע מראש. 

יעדים:

א.   הגדרת סוג הלקוחות, גודלם ותחום הפעילות שלהם.

ב.   מציאת הדרך המתאימה להתקשרות ללקוחות.

ג.    התקשרות ראשונית.

ד.   פעילות קבועה עם הלקוחות. 

מטרה אסטרטגית 2... 

מטרה אסטרטגית 3... 

... 

מטרה אסטרטגית 7... 

מטרה אסטרטגית (תוכנית עסקית) 1:  5 לקוחות גדולים על בסיס ריטיינר/מחירון קבוע מראש - מטלות לביצוע 

יעד א'-תוכנית עבודה: הגדרת סוג הלקוחות, גודלם ותחום הפעילות שלהם:

  1. הכנת רשימה של כל חברות הבנייה בעלות נפח פעילות של מעל 30 מיליון $ - מבצע: דוד, מדווח לסמנכ"ל השיווק גמר המטלה עד 1/12/05
  2. מיון החברות לאלו שיש לנו מה לתת להן יותר מאשר לאחרות – להגיע ל – 15 חברות – מבצע: דוד, וסמנכ"ל השיווק מדווח למנכ"ל, גמר המטלה עד 1/2/06. 

יעד ב' - תוכנית עבודה: מציאת הדרך המתאימה להתקשרות ללקוחות.

  1. מציאת קשר חברתי/עסקי למקבלי ההחלטות בכל אחת מהחברות הללו – מבצע: חברי ההנהלה מדווחים למנכ"ל, גמר המטלה עד 1/4/06.
  2. החלטה מי הפונקציה המתאימה אליה פונים אצל אותם 15 לקוחות, על ידי הכרת בעלי התפקידים, מי איש הקשר אליהם, מה תהליכי קבלת ההחלטות בחברה וכו... מבצע: סמנכ"ל השיווק, מדווח למנכ"ל, גמר המטלה לכל חברה עד חודש לפני הפגישה איתה.
  3. הכנת חומר שיווקי להגשת ההצעות לחברות, מבצע המנהל האדמיניסטרטיבי, מדווח לסמנכ"ל השיווק, עד 15/7/06
  4. הכנת פרופיל ההצעה שלנו לאותן חברות שבהן נמצא קשר אל מקבלי ההחלטות – מבצע: סמנכ"ל השיווק, מדווח למנכ"ל עד 1/7/06. 

יעד ג' - תוכנית עבודה: התקשרות ראשונית:

  1. בניית הפרזנטציה וההצעה עבור החברה הבאה שאותה עומדים לפגוש מבצעים: איש הקשר + סמנכ"ל השיווק, מדווחים למנכ"ל עד שבוע לפני הפגישה עם החברה.
  2. קיום מפגש הכנה לא יאוחר מ -  4 ימים לפני הפגישה מבצע: הנהלת החברה. הלו"ז לכל פגישה בהתאם לתאריך הפגישה.
  3. קביעת פגישות עם החברות בהן ישנה הסכמה להתקדם, מבצע: איש הקשר מדווח לסמנכ"ל השיווק (1 בשבוע), 1/1/07. 

יעד ד' - תוכנית עבודה: פעילות קבועה עם הלקוח:

  1. עבודה שוטפת מול הלקוח, ניהול הקשר עם הלקוח מבצע: דוד, דיווח לסמנכ"ל השיווק, אחת לחודש.
  2. כאן צריך לפרט במדויק מהו הקשר השוטף המתבצע עם הלקוח, באיזה תאריך ומה עושים עבורו, במידה ולא יודעים מה עושים עבורו יש להגדיר רק את כללי ניהול הקשר אך לאחר תחילת הקשר יש להשלים גם כאן את החסר ובכל מקרה את המטלות יש לפרק על פי אחריות ותאריכי גמר ולהכניס כאן כסעיפי משנה ואחר כך להוסיפם לטבלת המטלות האישית בהתאם לאחריות הביצוע והדיווח (צריך להגדיר נוהל שבו ישנה רוטינה קבועה מה עושים, מה ומתי יוזמים ואיך מגיבים לפניות מהלקוח).
  3. חידוש והזנת החשיבה המשותפת עם הלקוח ביוזמתנו וזאת מעבר לעבודה השוטפת המתבצעת עבור הלקוח (כל מספר חודשים פגישת חיזוק שת"פ ברמת מנהלים שתגרום ללקוח חיבור שאינו ניתן לניתוק) סמנכ"ל השיווק מכניס ליומן כל 3 חדשים ומכין לכך נוהל הכנת פגישה כגון זו. 

טבלת מטלות 

טבלת מטלות ב - Excel המועברת למנכ"ל. כל עובד יקבל טבלה שונה הכוללת רק את המטלות שהוא אמור לבצע או שאמורים לדווח לו על ביצוען, 

מטרה אסטר'

 

מטלה

מבצע

דיווח ל -

תאריך סיום

מידת ביצוע

1 א 1

הכנת רשימה של כל חברות הבנייה בעלות נפח פעילות של מעל 30 מיליון $

דוד

סמנכ"ל השיווק

1/12/05

 

1 א 2

מיון החברות לאלו שיש לנו מה לתת להן יותר מאשר לאחרות – להגיע ל – 15 חברות

דוד + סמנכ"ל השיווק

מנכ"ל

1/2/06

 

1 ב 1

מציאת קשר חברתי/עסקי למקבלי ההחלטות בכל אחת מהחברות הללו

מנכ"ל, סמנכ"ל השיווק, סמנכ"ל פיתוח, במנכ"ל כספים

מנכ"ל

1/4/06

 

1 ב 2

החלטה מי הפונקציה המתאימה אליה פונים אצל אותם 15 לקוחות, על ידי הכרת בעלי התפקידים, מי איש הקשר אליהם, מה תהליכי קבלת ההחלטות בחברה וכו...

סמנכ"ל השיווק

מנכ"ל

כל חודש

2 חברות החל ממאי 06

 

1 ב 4

הכנת פרופיל ההצעה שלנו לאותן חברות שבהן נמצא קשר אל מקבלי ההחלטות

סמנכ"ל השיווק

מנכ"ל

1/7/06

 

1 ג 1

בניית הפרזנטציה וההצעה עבור החברה הבאה שאותה עומדים לפגוש איש הקשר + סמנכ"ל השיווק, מדווחים למנכ"ל עד שבוע לפני הפגישה עם החברה

סמנכ"ל השיווק

מנכ"ל

דיווח כל חודש על 2 חברות

 

1 ב 3

הכנת חומר שיווקי להגשת ההצעות לחברות.

המנהל האדמיניסטרטיבי

סמנכ"ל השיווק

15/7/06

 

1 ג 3

קביעת פגישות עם החברות בהן ישנה הסכמה להתקדם

איש הקשר לכל חברה

סמנכ"ל השיווק

דיווח כל חודש על 2 חברות

 

1 ג 2

קיום מפגש הכנה לא יאוחר מ -  4 ימים לפני הפגישה הנהלת החברה. הלו"ז לכל פגישה בהתאם לתאריך הפגישה

סמנכ"ל השיווק

מנכ"ל

דיווח כל חודש על 2 חברות

 

1 ד 1

עבודה שוטפת מול הלקוח, ניהול הקשר עם הלקוח

דוד

סמנכ"ל השיווק

דיווח חודשי

 

1 ד 3

פגישה לחיזוק שיתוף הפעולה (כל 3-4 חודשים עם לקוחות גדולים)

דוד

סמנכ"ל השיווק

1/10/07

 

 

 

 

יצירת קשר
אייל כוכבא
050-9375123

eyal@business-plan.co.il 

 

                     המרכז לתכנון עסקי כל הזכויות שמורות  ©  1999-2017

 

 
 
לייבסיטי - בניית אתרים