My Google+ -7D0716B8F9F40BC2098AF84118A8FEA7תוכנית עסקית | יעוץ עיסקי - עסקים קטנים
 
המרכז לתכנון עסקי
בניית תוכנית עסקית, ליווי יזמים
סיוע בהקמת הסטארט אפ שלך
 
                         
        
 Business Development Center   

עסקים קטנים

Back
דף הבית >> עסקים קטנים
יעוץ עסקי וסיוע לעסקים קטנים
 
הגדלת ההכנסות והרווחיות של עסק קטן
 
כמעט תמיד עסק קטן מנוהל על ידי היזם שבדרך כלל הוא מומחה בתחום המקצועי אבל לא כל כך בתחום הניהולי, בדרך כלל המצב בעסק הקטן הוא שמנהלים את העסק תוך כדי מתן השירות המקצועי. לדוגמא, מכון טיפולי בתחום כל שהוא המעסיק מספר מטפלות או מטפלים מנוהל בדרך כלל על ידי המטפל שהקים אותו. לאותו מטפל בדרך כלל אין נסיון או השכלה ניהולית והוא מנהל את העסק כתפקיד משני בין הטיפולים שהוא מבצע בעצמו ולא כתחום פעילות עיקרי. מצב זה גורם למנהל העסק לעסוק בעיקר במה שדחוף כיוון שאין לו מספיק זמן, הוא בעיקר עוסק בלכבות שריפות, לדאוג לתזרים מחר ולא הרבה מעבר לכך. הוא גם לא כל כך מבין בתחום השיווקי ולכן הוא פונה למשווקים כאלה ואחרים אשר נראים לו כיודעים את מלאכתם ולצערינו במקרים רבים הם בעיקר יודעים לשווק ולמכור את שרותיהם ופחות להגיע לתוצאות אמיתיות. בכל מקרה עסקים קטנים רבים מוצאים את עצמם במצב בו הם בעיקר מעבירים כסף צהלקוחות לעובדים שלהם, בקושי מצליחים למשוך לעצמם משכורת קטנה והם תוהים בינם לבין עצמם (למרות שאינם מוצאים את הזמן לטפל בכך) להיכן נעלם הכסף ומה לעשות כדי להצליח להרויח קצת יותר. 

אני נתקל בסיטואציה הזו פעמים רבות ויש לכך פתרונות. הם לא יקרים כל כך והם ניתנים לביצוע.

איך אנחנו מגדילים לך העסק הקטן את המחזור הכספי ובעיקר את הרווחיות ?

השלב הראשון הינו שלב האבחון:

 
  • אנו בוחנים את כלל הפעילויות המתקימות בעסק שלך על ידי כל העובדים והגורמים החיצוניים איתם העסק קשור. הבחינה מתמקדת בנחיצות הפעולה, תמחור הפעולה ויעילות הפעילות.
  • אנחנו בודקים את כל ההוצאות של העסק (הקטנות והגדולות) את נחיצותן ואת כדאיותן.
  • אנו בוחנים את כדאיות העסקת כל אחד מהעובדים ברמה המקצועית וברמה הפיננסית כולל מהי תרומתו של אותו עובד במקרה הטוב לרווחיות ולעיתים אנו גם מגלים את תרומתו של העובד להפסד.
  • אנו בוחנים את כל הקשרים השיווקיים שיש לעסק שלכם, את יעילותם השיווקים והפיננסית, האם הם באמת מגדילים לכם את ההכנסות או שאתם מפסידים כסף מהפעילות השיווקית.
  • אנו בוחנים את נהלי העבודה של העסק, את הקשרים בין כל העובדים, את תהליכי הגבייה ואת תהליכי המכירה המתקיימים בעסק החל מרגע שבו הלקוח הפוטנציאלי רואה פרסום שלכם ועד הרגע שאתם שומרים (או לא) על קשר עם הלקוחות שלכם לצורך מכירות עתידיות.
​השלב השני הינו שלב התכנון:
 
  • לאחר סיום שלב האבחון אנו בונים תוכנית עבודה המתבססת על מסקנות שלב האבחון.
  • במקרים רבים, חלק מהפעילויות המתקנות מבוצעות באופן מיידי כבר במהלך האבחון שכן ישנם נושאים שברגע שעלינו עליהם יש לשנות אותם באופן מיידי כמו הוצאות מיותרות או נושאים בעייתיים בתחום התשלומים והגבייה.
  • בתוכנית העבודה אנו מגדירים גם לוחות זמנים לביצוע כך שבתוך מספר חודשים הפעילות העסקית תגבר, מחזור העיסקאות יעלה והכי חשוב שהרווחיות של העסק תהיה גבוהה יותר.
​שלב הביצוע:
 
  • לאחר סיום הכנת תוכנית העבודה אנו ניגשים לשלב הביצוע. במהלך שלב זה בעלי העסק מיישמים את מה שהוגדר בתוכנית העבודה.
  • התהליך מבוצע בהנחייתנו ובמעקב מלא שלנו. אנו מבצעים בתחילת התהליך ישיבת מעקב שבועית על מידת ביצוע התוכנית ומתקנים את הדרוש תוך כדי הביצוע.
  • ככל שהמצב משתפר והתוכנית מיושמת אנו מקטינית את כמות פגישות המעקב עד שאנו מגיעים למצב בו בעלי העסק מבצעים את המעקב והביצוע באופן עצמאי לגמרי ואינם זקוקים יותר לעזרתנו.

אני מציע לכל מי שחושב שהוא צריך עזרה בעסק שלו שלא יהסס ויתקשר. שיחת הטלפון הזו עשוייה לשנות את מהלך העסק שלך ואת הצלחתך

פרטי התקשרות
אייל כוכבא
050-9375123
eyal@business-plan.co.il

 




 

תכנון, הקמה וניהול של עסק קטן ובינוני 

המידע הכתוב בדף זה נועד לתת לך בעל העסק או מנהלו כלים בסיסיים וראשוניים בעת הקמה וניהול של עסקים קטנים או בינוניים. על נושא הניהול נכתבו ספרים רבים ופורסמו מאמרים שונים בתחומי ניהול רבים ומגוונים. השתדלנו לתת לכם מעט מהמידע הקיים במרכז לתכנון עסקי לאור הניסיון ופעילות ארוכת שנים של יעוץ עסקי שהצטבר אצלנו בעת עבודה עם חברות רבות ועסקים קטנים וגדולים בתחומים שונים ורבים.

מנהל העסק צריך לחפש כל הזמן מידע חדש, להתעדכן ככל האפשר וליצור לעצמו תוכנית עסקית מעודכנת שכן תחום הניהול משתנה ומשתפר באופן תמידי. במידה וישנן שאלות כל שהן או שאתה מרגיש צורך להתייעץ לאחר קריאת החומר המופיע באתר אתה מוזמן להתקשר ולשאול אותנו או את כל חברת יעוץ עסקי את מה שמעניין אותך. נשמח לעזור לכל אחד שיהיה מעוניין בכך. 

הצעדים הראשונים 

הנחת העבודה היא שאתה יודע באיזה תחום אתה מעוניין להקים את העסק. במידה ואינך יודע או שאתה חש כי עליך לקבל יעוץ עסקי בנוגע לכך, רצוי כי תיצור קשר עם יועץ עסקי כדי שיוכל לסייע לך. בין הפעולות הראשונות שעליך לעשות נמצאת הכנת תכנית ראשונית (הקרויה בדרך כלל תוכנית עסקית) הכוללת את הסעיפים הבאים: 

הגדרת מטרות ולוח זמנים – הכן רשימת מטרות לטווח של 3 5 השנים הראשונות מה ברצונך שהחברה תשיג. על המטרות להיות ברורות, מדידות וריאליות (מטרות לא ריאליות מעלות שאלות מיותרות ומקשות בהשגת השקעות). לאחר שהגדרת את המטרות של העסק שיובילו את התוכנית העסקית שלך הכן לוח זמנים לציון אבני הדרך בהתפתחות העסק לתקופה המתחילה היום ומסתיימת בעוד חמש שנים.

בחינת המתחרים - תאר את המתחרים. מי המובילים בשוק, מצבם העסקי, גודל המתחרים ונתח השוק שלהם, מהם קווי ההפצה שלהם, תכניות פיתוח אם ידוע לך, מה הצדדים החזקים שלהם ומה חולשתם? מהן הנקודות המעניקות לך יתרון תחרותי על פני המתחרים? (כישורים מיוחדים, טכנולוגיה חדשה, רמת הוצאות נמוכה) , לגבי כל יתרון הסבר לעצמך כיצד אתה ייחודי לגביו ומדוע למתחרים יהיה קשה להשיג יתרונות אלו. בחן בכנות מה חסרונותיך לעומת המתחרים וכיצד אתה מתכונן לגשר על פני חסרונות אלו.

הגדרת הלקוחות ושוק המטרה - האם ערכת סקר שוק בעזרת אנשי מקצוע או בעצמך לבחון את תחומי הפעילות הצפויים של העסק? באם לא ערכת מחקר מצא מקורות שיתמכו את האינפורמציה המתוארת (כיום ניתן להגיע לאינפורמציה רחבה ומקיפה בעזרת האינטרנט וללא עלויות כלל. האם יש לך מידע בעקבות המחקר שעשית על פוטנציאל השוק? מה גודל השוק הקיים היום? (כמות $, יחידות, כמות לקוחות, כמות מכירות, כמות מוצרים)
מי הלקוחות הקיימים בשוק שלך ומי הלקוחות הפוטנציאליים (פרטיים, מסחריים ומוסדיים)? האם שוחחת עם אנשי מקצוע בתחום ?
הגדר את שוק המטרה: פרט מהבחינה הגיאוגרפית, הדמוגרפית (גיל, רמת הכנסות, מצב משפחתי, מקצוע וכו'
), הרגלי קניהמהם פלחי השוק אליהם הנך מתכנן לפנות, מה המאפיינים של כל פלח? מה חשיבותו וגודלו של כל פלח בתוך כלל השוק?

בחירת מיקום - לאחר הגדרת הלקוחות ולימוד המתחרים שלך אתה יכול להחליט על מיקום העסק. רבים מתחילים בנושא זה אולם מומלץ מאוד להחליט על המיקום רק לאחר לימוד מקיף של הלקוחות, המתחרים והשוק בכללותו. לעיתים שינוי של רחוב אחד במיקום יכול להיות ההבדל בין הצלחה וכישלון, זכור שלמיקום ישנה השפעה קריטית בעסקים מסויימים כגון מסעדה או חנות מסויימת וחשיבות נמוכה בעסקים כגון מתן שרותים בהם הלקוח אינו מגיע כלל לעסק. שיקולים נוספים בבחירת המיקום הינם כמובן עלויות השכירות והארנונה, נגישות תחבורתית, חנייה ושיקולים אחרים נוספים יחודיים לכל עסק בפני עצמו. כאן גם המקום לבחון האם ישנה אפשרות שהעסק שלך יהיה בבית, האם זה מתאים לעסק, לך או לבני משפחתך. אם כן עליך לדעת שניהול עסק מהבית במידה וניתן חוסך סכומים גבוהים של שכירות והוצאות ואף ניתן להשתתף דרך ניהול העסק בבית בהוצאות הבית.

בחינת תחום התפעול בעסק הספציפי שלך – עליך לבחון את נושאי התפעול היומיומי בעסק ולהביא בחשבון תחום זה לפני קבלת ההחלטות לגבי הקמת העסק. לדוגמא עליך להחליט האם תעבוד בעסק לבדך או שיהיו עובדים נוספים. לגבי עסקים הנותנים שירות לקהל עליך לבחון את תהליך קבלת השירות ואת הנגזר מתהליך זה. השפעת התהליך על כוח האדם, על הריהוט, וכמובן על מיקום העסק, קרוב לתחנת רכבת, אוטובוס, חניון וכו...

הכנת תכנית שיווק ומכירות – מטרת העסק לבנות הכנסות ולהרוויח. תכנית השיווק והמכירות הינה חלק מהתוכנית העסקית ונועדה לסייע לך למכור את המוצרים או השרות שלך. תכנית מאורגנת שאתה יכול להכין בעצמך ולא חייב לפנות למומחים לשיווק יכולה לעשות את ההבדל בין הצלחה לכישלון. המכירות לא יבואו מעצמם ולכן יש צורך ליזום אותם בעצמך. על תכנית השיווק והמכירות לכלול את הנושאים הבאים:

 

  1. מיהו קהל היעד שאליו אתה פונה ובמידה וישנם יעדים שונים, כל אחד יקבל את שיטת השיווק הספציפית שמתאימה לו על מנת להשיג את התוצאות הטובות ביותר.
  2. מהן דרכי הטיפול הנכונות לכל קהל יעד בפני עצמו, יעדי מכירות, לוח זמנים להשגת כל יעד והדרכים להשגת היעדים השונים.

 

שיטות שיווק ומכירה – ישנן מספר שיטות שונות לשיווק ולמכירה כאשר יש לבחון לאיזה קהל יעד מתאימה כל שיטה. לעיתים ניתן ואף רצוי לשלב מספר שיטות לטיפול באותו קהל יעד כדי להשיג את התוצאה המיטבית:

 

  1. שיווק אישי – מכירה ישירה על ידיך כבעל העסק או בעזרת אנשי מכירות נוספים. ניתן לקיים את המכירות בעסק או בבית הלקוחות או אצל לקוחות עסקיים בעסק שלהם הכל בהתאם למוצר ולשיטת המכירה המתאימה.
  2. שיווק בעזרת מערכת הפצה – במידה ומכירות העסק תלויות במערכת הפצה המביאה את המוצרים לנקודות מכירה שונות ניתן לבחון שימוש במערכת הפצה קיימת או להקים מערכת הפצה עצמאית משלך. כדאי לזכור שהקמת מערכת הפצה עצמאית ופיתוח קווי שיווק הינו תהליך יקר וארוך ולכן במידה ואין לכך הצדקה כלכלית עליך להשתמש במפיצים שיש להם מערכת הפצה פעילה. 
  3. פרסום – עסק ללא פרסום לא יוכל למכור. שיטות הפרסום רבות ומגוונות ולא לכל עסק מתאימות אותן שיטות. על בעל העסק לבחון את השיטות השונות מההבטים של עלות הפרסום, קהל היעד וכיצד ניתן להגיע אליו בצורה ממוקדת, מה שיטת הפרסום המתאימה ביותר גם למוצר עצמו ולהתאים לפי שיקולים אלו את שיטת הפרסום בה ישתמש לפרסום המוצרים. שיטות זולות יחסית הינן: חלוקת פליירים, הכנת ברושורים וחלוקתם במקומות המתאימים, פרסום בעיתונות מקומית ויחסי ציבור. שיטות יקרות יותר הינן: פרסום בטלויזיה וברדיו, פרסום בעיתונות היומית, שלטי חוצות וטלוויזיית חוצות. שיטות פרסום שונות באינטרנט יכולות להיות יקרות אולם ניתן להשתמש באינטרנט ככלי פרסומי יחסית לא יקר במידה ונוהגים בו     בתבונה.
  4. יחסי ציבור – מי שיודע להפעיל תחום זה בחכמה יוכל להשיג הישגים יפים מאוד בעלויות נמוכות יחסית לשיטות הפרסום המקובלות. ניתן להשתמש בעיתונות מקומית או ארצית, בערוצי טלויזיה מקומיים או בתכניות אירוח בערוצים הכלליים. מה שחשוב במקרים אלו הוא למצוא את הכתבים הנכונים ולעניין אותם בצורה הטובה ביותר  שניתן כדי לעורר את סקרנות הכתב ולגרום לו ליצור כתבה על העסק שלך.

 

הגדרת עלויות – בשלב זה של התכנון אתה כבר בשל לבחינת עלויות ההקמה והתפעול הראשוניים כדי שתוכל להשלים את התכנית שלך ולגשת להקמת העסק בפועל. חשוב להביא בחשבון את כל העלויות הצפויות ולאחר מכן להוסיף כ – 10% להוצאות בלתי צפויות שתמיד קיימות. עליך להכין דוח רווח והפסד חזוי ודוח תזרים מזומנים חזוי לפחות לשנתיים הראשונות של הפעלת העסק הבנויים על ההוצאות החזויות ועל תכנית ההכנסות שאתה מעריך שתהיה. כדאי מאוד שאת התכנית הפיננסית שאתה מכין יבדוק איש מקצוע מתחום היעוץ העסקי כדי לראות שההנחות שהסתמכת עליהן סבירות וכדי לבחון האם רמת ההוצאות וההכנסות שתכננת ריאלית ונכונה.

כתיבת תוכנית עסקית – כל המידע שנאסף עד כה מהווה בפועל תוכנית עסקית עבורך. מה שאתה צריך לעשות הוא לכתוב את החומר באופן מסודר ולוגי כדי שלך יהיה כל המידע וכדי שתוכל להציגו לגורמים נוספים כגון משקיעים ובנקים במידת הצורך.

מציאת מקורות מימון – במידה ואינך יכול או שאינך מעוניין לממן את העסק מכספך האישי עומדות בפניך מספר אפשרויות למימון העסק שלך:

 

  1. שותף משקיע -  אתה יכול לגייס שותף שתרומתו לעסק תהיה ההון הנדרש  להקמת העסק ולהפעלתו עד שהעסק יוכל להחזיק את עצמו מההכנסות ומהרווחים. כמובן שבמקרה זה עליך לתת לשותף חלק נכבד מהעסק בדרך כלל יהיה עליך להשתתף איתו בחלקים שווים. לעיתים שותף זה יהיה שותף פעיל ויהיו מקרים ששותף משקיע יהיה שותף שקט שאיננו פעיל ואיננו משתתף בניהול העסק היומיומי אולם כמובן שהוא ישתתף ויהיה בעל השפעה בניהול האסטרטגי.
  2. הלוואה מהבנק – עסק בתחילת דרכו יכול להשיג את המימון הנדרש להקמת העסק כהלוואה מהבנק. על מנת לקבל את ההלוואה יצטרך בעל העסק להציג תכנית עסקית המבהירה מה יעשה בכסף שיקבל, תכנית הכנסות המראה כיצד יוכל להכניס כסף על מנת שיוכל לפרוע את ההלוואה וצוות (במידת הצורך) שאיתו יוכל להקים ולתפעל את העסק. בדרך כלל יידרש בעל העסק לתת בטחונות לטובת קבלת ההלוואה על מנת שהבנק יוכל להבטיח את החזרת הכסף.
  3. השקעה של חברת השקעות – ישנן חברות השקעה העוסקות באיתור עסקים וחברות בעלי פוטנציאל עסקי רב ומעוניינות להשקיע באותן חברות. גופים אלו לא ישקיעו בדרך כלל בעסקים בהקמה או בעסקים קטנים שכן אותן חברות מעדיפות להשקיע כאשר תהליך המכירות כבר בעיצומו וברור הפוטנציאל העסקי הרב וממילא הסיכון בהשקעה קטן. חלק מגופים אלו הינן קרנות הון סיכון שאינן משקיעות כלל בעסקים קטנים ובינוניים טובים ובעלי פוטנציאל ככל שיהיו. 

 

רשימת תיוג להקמת עסק קטן 

לאחר שסיימת את השלב התכנוני ובנית תוכנית עסקית, יש בידך את הכלים לעבור לשלב הביצועי שאותו יש לבצע באופן זהיר ולהצמד לתכנון שנעשה, שינויים הכרחיים מהתכנון המתבקשים בגלל המציאות בשטח ייעשו תוך בחינה זהירה מה השפעת השינוי על כלל התכנית העסקית ומה השינויים הנוספים שיתרחשו בעקבות שינוי זה. יתכן שחלק מהפעולות המצוינות ברשימת תיוג זו תבוצענה בסדר שונה ממה שנכתב כאן או בתוכנית העסקית שכתבת אולם מה שחשוב שכל הסעיפים יבוצעו. 

ארגון המסגרת משפטית – עליך להחליט מהי המסגרת המשפטית המתאימה לעסק שאתה מקים: עצמאי (עוסק מורשה), חברה בע"מ ובמקרים מסויימים אולי שותפות. רצוי להתייעץ עם יועץ עסקי או רואה חשבון מהי המסגרת המתאימה לעסק. לאחר שהחלטת על המסגרת עליך להקים אותה, עליך למצוא לעצמך עו"ד ורואה חשבון שכן מיד בתהליך הקמת החברה או תחילת הפעילות כעצמאי ופתיחת התיקים מול רשויות המס נדרשת העזרה שלהם.

רישום חברה – הטפסים לרישום חברה ימולאו ע"י עורך הדין או ע"י רואה החשבון. על הטפסים ועל תקנון החברה נדרשים לחתום כל בעלי המניות בנוכחות עו"ד המאשר את חתימתם. את הטפסים לרשם החברות שולחים עורך הדין או רו"ח אם כי יש באפשרותך להקים חברה באופן עצמאי פעם בשבוע בתל אביב ולחסוך את ההוצאות הללו.

פתיחת חשבון בנק – במקרה שאתה עצמאי, פתיחת חשבון הבנק היא פעולה פשוטה שכן החשבון נפתח על שמך כמו חשבון פרטי. במקרה של חברה יש לבצע את הפעולות הבאות: יש להביא לבנק את תעודת רישום החברה, תקנון החברה ופרוטוקול מישיבת בעלי המניות המגדיר מי יהיו בעלי זכות החתימה בחשבון. אח"כ יש לקבל מהבנק טפסים ולהחתים את עו"ד החברה על טפסים אלו. יש לזכור כי כיום בעת פתיחת חשבון לחברה, ידרשו בעלי המניות לחתום על ערבות אישית בחשבון החברה. יש להמנע מחתימה על סכום בלתי מוגבל ולהגבילו ככל שניתן.   

השגת מימון – במידה ומימון העסק אמור להגיע ממשקיע או מהבנק, עליך להשיג את המימון הנדרש. עליך להחליט על סוג המימון המתאים לעסק שלך, להכין פרזנטציה המותאמת לגוף שאליו אתה פונה להשגת המימון ולהשיג את הכסף הנחוץ. אח"כ אתה יכול להמשיך את שאר הפעולות הנדרשות להקמת העסק.

מציאת המיקום – לאחר שהחלטת על המיקום ועל גודלו עליך למצוא את המיקום המתאים בדרך כלל יהיה קל יותר להשתמש במתווכים המקומיים. ישנה חשיבות רבה להסכם השכירות שעליו תחתום, זכור שחיסכון בעו"ד שיעבור על ההסכם שמציעים לך עלול לעלות ביוקר בהמשך הדרך כך שעליך לתת לעו"ד שיבחן את ההסכם ויוודא שאתה מוגן כהלכה.

עיצוב, ריהוט וציוד – כשסיכמת על המקום אתה צריך להתחיל לארגן אותו, מצא ארכיטקט לתכנון אח"כ רכישת הריהוט וביצוע שיפוץ במידה ויש. במקביל עליך לבצע את רכישת המכשור המשרדי.

רשיון להפעלת עסק – ישנם עסקים שבכדי להפעילם נדרש להשיג ממחלקת רישוי עסקים בעירייה רשיון להפעלת העסק. ישנם עסקים שתהליך קבלת הרשיון פשוט יחסית וישנם עסקים בהם התהליך ארוך ובעייתי, בכל המקומות בהם נדרשים אישורי משרד הבריאות (מסעדות, ייצור מזון וכו...) או אישורי המשרד לאיכות הסביבה (חמרים מסוכנים, שפכים בעייתיים וכו...) תהליך קבלת הרשיון עלול להמשך זמן רב יותר ולהתקל בבעיות בלתי צפויות ולכן רצוי להתחיל אותו ברגע הראשון האפשרי (בכל מקרה ניתן להיעזר בחברת יעוץ עסקי המתמחה בכך).

השגת עובדים – במידה ויש עוד עובדים בעסק ואינך יודע את מי להעסיק, עליך לאתר את העובדים הנחוצים, לראיין אותם ואת המתאימים ביותר לקבל לעבודה. חיפוש עובדים ניתן לעשות דרך חברות השמה או חברות כוח אדם אך הדרך האמינה ביותר היא למצוא עובדים דרך חברים.

פתיחת תיקים אצל רשויות המס – עליך לפתוח תיק במע"מ, תיק במס הכנסה ובביטוח לאומי. רצוי שפעולות אלו יבוצעו ע"י רואה החשבון של החברה. זכור שאינך רשאי לקבל תשלום ללא שפתחת תיק במע"מ.

ביטוחים – ישנם ביטוחים שונים שעליך לבצע, ביטוח על הציוד והמבנה, ביטוח אחריות מקצועית, ביטוח דירקטורים (במידה ויש), ועוד ביטוחים שונים בעסקים שונים תחום זה מוזנח לעיתים קרובות על ידי בעלי עסקים קטנים אולם המחיר עלול להיות גבוה מאוד במקרה שיהיה צורך להפעיל את הביטוח אך יתברר שהוא לא קיים כלל.

ניירת לעסק - הכן ניירת לעסק הכוללת לפחות כרטיסי ביקור אם כי רצוי שיהיו כבר בהתחלה נייר מכתבים ומעטפות עם פרטי החברה והלוגו. 

ניהול עסק קטן 

ניהול עסק קטן מורכב מהרבה פרטים המרכיבים תמונה גדולה. בכדי לנהל את העסק שלך נכון עליך לבנות לעצמך את התפיסה העסקית, לאן אתה רוצה להגיע ומתי ואח"כ לנהל את העסק על פי תפיסה זו.

אם מפרקים את התפיסה הכוללת (האסטרטגיה) לחלקים רבים מקבלים את הדרך בה נכון וצריך לנהל את העסק. את האסטרטגיה ניתן לשנות כשצריך (למשל במצב שבו המשק השתנה, הסביבה השתנתה, המצב הפוליטי השתנה וכו...) אבל תמיד צריך ללכת לאור האסטרטגיה הקיימת ולא לאן שהרוח הנושבת מובילה אותך שכן בדרך כלל זוהי הדרך לשום מקום.

אנו נוגעים בחלק קטן מהנקודות המרכזיות בניהול נכון, עליך לשבת ולחשוב על נקודות נוספות ובעיקר על הנקודות הניהוליות החשובות ביותר דווקא בעסק שלך למרות שיתכן ואינן מופיעות כאן. במידה ואינך מנוסה חשוב שתגיע ליעוץ אצל יועץ עסקי או בחברת יעוץ עסקי המתמחה בסיוע לעסקים קטנים.

הגדרת האסטרטגיה – את השלב הזה רצוי לעשות עוד לפני הקמת העסק ולהתחשב באסטרטגיה בעת ההקמה. רצוי להגדיר מהו החזון שאליו אתה שואף להגיע ולאורו להגדיר את המטרות האסטרטגיות. חשוב שמטרות אלו תהיינה מוגדרות בזמן ובעלות יכולת מדידה כדי שתוכל להגדיר לעצמך האם השגת את מטרותיך או לא. על האסטרטגיה לכלול לפחות  את התחומים הבאים: שיטת המימון, אשראי, תפיסת השיווק והמכירות, פלחי השוק אליהם פונים, יעדי מכירות ורווחיות, מדיניות כוח האדם, תמחור ועוד תחומים רבים.

הכנת תכנית עבודה – ישנה חשיבות לעבוד על פי תכנית עבודה הנגזרת מהאסטרטגיה שהגדרת, כל תחום באסטרטגיה עליך לפרוט למטלות המגדירות את המטלה, זמן הסיום, עלות ומהיכן תשיג את הסכום הנדרש לביצוע המטלה. בתכנית העבודה עליך להגדיר גם סדר יום לכל יום, שבוע או חודש כך שניהול העסק יתבצע על פי תכנית למרות השינויים שייוצרו כל הזמן בגלל אילוצי המציאות בזמן אמיתי.

תהליך קבלת החלטות – לתהליכי קבלת החלטות בעסק קטן ישנה השפעה רבה על הצלחת העסק. תהליך קבלת ההחלטות צריך להיות מגובה במידע הנאסף באופן אישי ועל ידי מומחים שונים (במידה ויש צורך בכך) ולאחר שיש את המידע הנדרש ניתן להוסיף את המידע האינטואיטיבי ולהחליט על פי השילוב הנכון ביניהם. לכל אחד מאיתנו יש לאחר תקופת זמן נסיון מהי הדרך הנכונה ביותר עבורו לקבל החלטות אולם ברור שבמידה ומערבים את אנשי הצוות בתהליך קבלת ההחלטה ובסופו של דבר מחליטים על סמך המידע ותחושת הבטן יחד ההחלטות שיתקבלו תהיינה בדרך כלל נכונות יותר. זכור שבמידה וישנם מנהלים נוספים בעסק מלבדך עליך לשתף אותם אולם המחליט הסופי יהיה תמיד המנהל וכזה יש רק אחד.

ניהול הכספים – תחום זה חייב להתנהל באופן מסודר ומוקפד. אל תיקח על עצמך את הנהלת החשבונות אולם עליך לדעת על תנועת הכספים בחשבונות השונים. נהל מעקב מסודר על חשבונות הבנקים, על חשבונות הספקים ותשלומי הלקוחות. עבוד על פי מעקב תזרים מזומנים מסודר ורשום בו כל הוצאה או הכנסה בכדי שתוכל לשלם למי שאתה צריך ללא תקלות. הכן את החומר לרו"ח בזמן בעת תשלום המע"מ, ביטוח לאומי ומס הכנסה כדי שלא תסתבך איתם ללא כל סיבה.

אחת הבעיות של עסקים בכלל ועסקים קטנים בפרט הינו מחסור במזומנים. מצב זה גורם למנהלים ובעלי עסקים רבים לחיות את ההישרדות היומיומית ולעסוק מירב הזמן בלארגן את הכיסוי לצ'ק הבא שיוצא וזאת במקום לעסוק ביצירה ובצמיחה. במידה ואתה חש כי זהו מצבך עליך לטפל בבעיה במהירות האפשרית כדי שהמצב לא יחריף והטיפול שידרש יהיה מעמיק וכואב בהרבה.

גביה – אחת הנקודות הכואבות כיום בישראל ובעסקים קטנים במיוחד הינה מוסר התשלומים הירוד של הלקוח הישראלי ובעיקר של עסקים. דאג להוצאת חשבון עיסקה, קבלה או חשבונית מס בזמן וודא שמי שהיה אמור לקבל אותם אכן שולח את התשלום ובמידה ולא, עליך לנקוט בצעדים הנדרשים כדי לוודא את התשלום. במידה ויש בידך אפשרות, אל תתחיל את העבודה ללא קבלת תשלום ראשון על חשבון העבודה, תשלומים שהינך מוציא לקבלני משנה וספקים השתדל לגבות לפני שאתה משלם. זכור שאתה יכול למכור היטב ובדו"ח רווח והפסד להראות רווחים נאים אולם אם הכסף לא יגיע בפועל תזרים המזומנים לא יאפשר לך לפעול כלל.

הפעלת עובדים – אם בעסק שלך יש עובדים נוספים לך עליך לדעת להפעיל אותם באופן הטוב ביותר. עליך לזכור שעובד מרוצה הוא עובד טוב וכי עובד ממורמר יכול להפיל אותך ולכן כדאי לחשוב מה יהיה טוב לעובד ולך לא יפריע כך ששניכם תרגישו טוב עם מקום העבודה ולעובד תהיה מוטיבציה להיות טוב יותר שכן יוכל לקבל יותר לכשישיג תוצאות טובות יותר.

שיווק – מטרת השיווק הינה מכירות ולכן עליך לנקוט בפעולות שיווקיות תכליתיות שיובילו למכירות. זכור שתהליך השיווק והמכירה לא חייב להיות יקר וישנן שיטות שונות בכל תחום ולכל שיטת שיווק כדי להקטין את העלויות ולהגביר את המכירות.

הוצאות – ישנן הוצאות שאינך יכול להמנע מהן: שכר דירה במידה ושכרת מקום לעסק, הוצאות רכב במידה ויש רכב המשמש לעבודה, הפעלת מכונות במקרה וישנן כחלק מתהליך העבודה הוצאות התפעול השוטפות וכדומה. את ההוצאות הללו רצוי לחשב לפני הקמת העסק ולראות האם רמת הוצאות זו מתאימה לעסק שאתה מקים. גם אם טעית בחישובך אתה יכול לשנות את המצב אולם בקבועי זמן יחסית ארוכים ולכן טעות בחישובי הוצאות אלו קשה לתיקון.

הוצאות מסוג אחר הינן ההוצאות שאתה מוציא על שכר עבודה, רמת הוצאות השיווק, תנאי השרות העסק וכדומה. על רמת הוצאות אלו ניתן לשלוט יחסית בקלות וקצב התגובה הינו מיידי. באם תפטר עובדים תרגיש זאת מיידית בירידה בהוצאות שכר עבודה, באם תשנה את שיטת השיווק או תקטין את מינון הפעילויות תורגש מיידית הקלה ברמת ההוצאות ולכן ניתן יחסית בקלות לחסוך בהוצאות מסוג זה.

באופן עקרוני רצוי מאוד להמנע מהוצאות שאינן הכרחיות לפני שישנן הכנסות במידה המאפשרת הוצאות אלו.

ניהול הדחוף או ניהול החשוב – אחת מבעיות הניהול הידועות הינה ניהול מה שלוחץ יותר למרות שבהרבה מקרים הוא ממש לא החשוב ביותר. כיוון שאתה עלול להיות עסוק בכיבוי השריפות רוב הזמן לא יישאר לך זמן לתכנן ולהתקדם קדימה, לא יהיה בידך זמן לעסוק בשיווק ובמכירות ובקידום העסק בצורה הנכונה עליך לנהל את העסק בכמה מישורים. להתייחס למה שלוחץ ולטפל בו ברמה ובכמות הנדרשת כדי שלא ילחץ יותר מדי. במקביל עליך לעסוק במה שחשוב ונדרש באמת. רצוי לעסוק כמה שרק אפשר במה שצריך ולא לתת לאירועים להסיט אותך למה שכואב עכשיו. הובל אתה את העסק למקום שאתה רוצה במקום שהעסק יוביל אותך לאן שיצא.

תחקור והפקת לקחים – מותר לעשות טעויות, חבל לעשות את אותה טעות פעם שנייה. כדאי לך להרגיל את עצמך למערכת משוב ותחקור אישית ועסקית בה תתחקר תחקור אמיתי וכנה את האירועים שמתרחשים, תתחקר כל מבצע שעשית, כל עונה שהסתיימה, אירועים חריגים, תעשה לעצמך תחקיר בסוף כל יום או שבוע וחודש.

לאחר שתחקרת עליך ליישם את התחקור ולהפיק את הלקחים מהתחקיר שבוצע על מנת שלא תחזור על אותה טעות בפעם השנייה. אם לא תיישם את מה שתפיק מהתחקיר כאילו לא תחקרת. זכור שתחקיר איננו הטחת האשמות וחיפוש אשמים. אלא חיפוש דרכים להמנע מטעויות בעתיד. כדאי לך לכלול בכל תחקור לפחות את הסעיפים הבאים: 

א.      תיאור האירוע.

ב.      ממצאים עיקריים.

ג.       מסקנות.

ד.      המלצות לביצוע. 

מנינו כאן רק חלק מהמרכיבים בהם אמור לעסוק המנהל לטובת ניהול עסק קטן. מה שחשוב שאתה כמנהל תחפש כל הזמן את הדרכים להתקדם, תחשוב כל הזמן כיצד לעשות את הדברים טוב יותר ותחפש כל הזמן מה לא עשית כמו שצריך וכיצד להמנע מכך בפעם הבאה. מי שיעסוק בכך באופן שוטף, יגדיל את סיכוייו להצליח בניהול העסק שלו.

 

 

יצירת קשר
אייל כוכבא
050-3375123
eyal@business-plan.co.il
 

המרכז לתכנון עסקי כל הזכויות שמורות ©   1999-2017

 

 
 
לייבסיטי - בניית אתרים